媒體廣告行業解決方案

結合內容管理和媒介管理理念,打造
媒體廣告行業專業的文檔管理系統

蓬勃發展伴隨的業務問題


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圖文檔資料繁多

媒體廣告企業的業務中往往伴隨著大量的媒體設計相關圖文檔資料,繁多的圖文檔資料分散在各部門,缺乏集中管控,致使資料查找不便

合同文件積壓

企業日處理訂單量巨大,各種訂單合同若不能得到有效管理,則容易造成文件積壓,大大影響業務運作效率

訂單遠程追蹤不便

員工辦公地點離散,管理者難以追蹤異地訂單的實時進度和完成情況,則無法針對訂單進度及時作出反應,可能導致進度延誤甚至意外損失

攜帶資料泄密風險

媒體設計員工往往需要攜帶媒體圖片資料出差辦公,這些存儲在個人電腦中的重要資料缺乏安全保障,存在泄密風險

圖文檔集中存儲與管理



主動上傳

用戶可主動通過web端、PC端、移動端等將文件直接上傳至文檔管理系統平臺,支持拖拽上傳、批量上傳,簡化用戶的上傳操作

自動獲取

系統可通過頁面抓取、網頁爬蟲以及多種插件工具自動獲取郵件、網頁中的各類文件,并存入文檔管理系統,同時支持將Office中的文件直接保存、更新到系統中

自主識別分類

采用OCR光學識別,準確識別存入系統的文件類型,可依據管理員設置的分類規則自動歸入對應部門、項目文件夾中

在線預覽

支持Office、PDF、CAD及音視頻等三十多種常用文件的在線實時預覽,員工可隨時隨地查看所需文件資料,同時也減輕系統運行負擔

版本控制

系統中文件的各歷史版本及變更過程都將被系統記錄保存,均可查閱追溯,變更記錄清晰可見,有效解決版本繁多導致的使用錯亂問題

元數據管理

可將多樣化的元數據標簽綁定到文件上,給系統內的海量無序文檔以結構化標記,實現有序、有效地管理目標,提高文檔資源的查找調用效率

共享外發

支持企業、個人空間的文件或文件夾的內鏈和外發,將文件短期共享給無權限的企業員工或者企業外的合作伙伴,并自定義控制共享的預覽、下載、打印等權限

擴展編輯

將文檔管理系統與客戶端編輯器集成,支持Word、Excel、PPT、TXT、CAD等可編輯類型文件,從而簡化文件下載、編輯、上傳流程,提高辦公效率

合同文件的全流程管控

電子化存儲

將紙質合同文件電子化,存儲至系統中,系統可通過OCR識別自動提取合同文檔全文或主要區域信息,智能識別文件類型,存儲至相應目錄效完整數據采集

識別碼

可為電子版合同添加二維碼、條形碼等識別碼,以此快速獲得合同文件的主要信息

合同范本

系統會提供媒體廣告行業常用的合同范本,用戶也可自行設計可用的合同范本存入系統,方便后期合同的撰寫

合同流程審批

可定制合同審批流程,從合同項目立項到最終歸檔的合同生命周期均能得到有效管控,實現線上流程審批,簡化審批流程

事務提醒

支持系統站內消息提醒、郵件提醒,提醒用戶合同到期時間,幫助用戶快速處理待審批的流程

自動歸檔

合同流程結束后將會在系統中自動分類歸檔,系統會提供合同信息登記制度,幫助有序管理歷史合同

多區域訂單實時跟蹤

訂單追蹤

負責人可按照客戶、供應商等多種條件在系統中快速查詢訂單,查看訂單進度,了解訂單實時情況

訂單指派

用戶可在系統中將某一時間段的訂單指派給其他指定用戶進行處理,指派開始與結束時間可自定義

進度更新

訂單項目中的每項任務執行完成后,系統內的進度情況都將隨之自動更新,方便負責人查詢最新進度

核心資料安全保障

 


異地多重容災備份

實現文件的本地備份和服務器備份,可在突發狀況下迅速恢復企業數據,有效保障企業數據安全

細顆粒度權限分配

對用戶、用戶組或部門設置文檔操作權限,以最小顆粒度為設計原則,權限細分至最細微的文檔操作

傳輸SSL加密

傳輸全程SSL加密,保證數據安全,無須擔心密碼和數據被第三方惡意監聽和竊取

操作日志審計

用戶對系統中文件的操作行為都將被系統完整記錄,系統會自動生成分析報表,以便審計

我們的客戶
全國超過2,000家企業使用我們的產品與服務

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